1. Tikinti şirkətlərində sənədləşmənin mahiyyəti
Tikinti şirkətləri, layihələrin icrası zamanı müxtəlif hüquqi, maliyyə və vergi sənədləri ilə işləyirlər. Sənədləşmə əsasən üç istiqamətdə aparılır:
- Müqavilə və hüquqi sənədlər – tikinti müqavilələri, alt-tikinti müqavilələri, sifarişçi və podratçı arasında razılaşmalar.
- Maliyyə və mühasibat sənədləri – fakturalar, qaimələr, iş icra aktları (Forma 2), əmək haqqı sənədləri, xərclərin uçotu.
- Vergi sənədləri və hesabatlar – vergi bəyannamələri, ƏDV qaimələri, gömrük sənədləri (əgər materiallar idxal olunubsa).
2. Əsas sənəd növləri tikinti şirkətlərində
2.1 Hüquqi sənədlər
- Müqavilə (Podrat Müqaviləsi) – tikinti işlərinin icrasına dair əsas sənəd. Müqavilədə işin həcmi, qiyməti, müddəti və məsuliyyətlər göstərilir.
- Əlavə razılaşmalar (Annexlər) – işlərin dəyişməsi və ya əlavə işlər üçün.
- Sifarişçi-tikinti şirkəti aktları – işlərin mərhələli qəbulu üçün, tikinti işləri tamamlandıqca təsdiq edilir.
2.2 Maliyyə sənədləri
- Forma 2 (Tikinti işləri icra aktı) – ən vacib sənəd hesab olunur. İşlərin faktiki yerinə yetirildiyini göstərir və mühasibat uçotunda əsas rol oynayır.
- Məzmunu: İşin adı, həcm, qiymət, icra tarixi, işçi və podratçı imzaları.
- Rolu: Mühasibat uçotunda xərclərin və gəlirlərin təsdiqi üçün.
- Qaimələr və fakturalar – materialların alınması, xidmətlərin ödənilməsi üçün.
- Pul köçürmələri və bank sənədləri – maliyyə əməliyyatlarının təsdiqi.
2.3 Vergi sənədləri
- ƏDV qaimələri – Əlavə Dəyər Vergisinin uçotu üçün.
- Vergi bəyannamələri – gəlir və xərclərin, işçi maaşlarının vergi uçotunda göstərilməsi.
- Digər vergi sənədləri – torpaq vergisi, kommunal xərclər, işçi sosial sığortası.
3. Sənədləşmə qaydaları və tələbləri
- Sənədlər tam və düzgün olmalıdır – yanlış və ya natamam sənədlər maliyyə yoxlamasında cərimələrə səbəb ola bilər.
- Forma 2-nin düzgün doldurulması – tikinti sənayesində ən vacib sənəd olduğundan, hər bir iş mərhələsi üçün ayrıca akt olmalıdır.
- Arxivləşdirmə – bütün müqavilə, qaimə və Forma 2 sənədləri ən azı 5 il saxlanmalıdır (Azərbaycan Respublikası qanunvericiliyinə əsasən).
- Rəqəmsal qeydiyyat – bir çox şirkət mühasibat və vergi uçotunu elektron sistemlərdə aparır, amma əsl sənədlər kağız formada da saxlanmalıdır.
4. Sənədləşmənin mühasibatlıqla əlaqəsi
- İşlərin icrası Forma 2 ilə təsdiq olunur.
- Material xərcləri qaimələrlə təsdiq olunur.
- Müqavilələr və əlavə razılaşmalar gəlir və xərclərin uçotuna əsasdır.
- Vergi hesabatları sənədlərə əsasən hazırlanır.
5. Nümunə prosess
- Müqavilə bağlanır → işlər planlaşdırılır.
- Tikinti mərhələsi icra olunur → Forma 2 tərtib edilir.
- Materiallar alınır → qaimələr mühasibatlığa təqdim olunur.
- İş tamamlanır → yekun Forma 2, müqavilənin yerinə yetirilməsi təsdiqlənir.
- Mühasibatlıq → xərcləri, gəlirləri və vergi öhdəliklərini hesablayır.
